Nhịp kiểm tra và Việc cần làm của dự án
Hai phần này nằm trên trang của từng dự án, trên web và ứng dụng máy tính, giúp trợ lý tự lo một dự án dài ngày mà bạn khỏi nhắc.
Việc cần làm
Bảng Việc cần làm là danh sách việc của dự án. Ngay trên trang dự án, bạn thêm việc, sửa tên, đánh dấu xong, mở lại hay bỏ việc. Trợ lý cũng tự thêm và cập nhật việc trong lúc làm; việc trợ lý thêm có nhãn Trợ lý thêm. Mỗi việc có trạng thái Chờ làm, Đang làm, Bị kẹt, Xong hoặc Đã bỏ, và có thể có hạn.
- Ở mọi lượt trong dự án (chat, lịch, hẹn quay lại, nhịp kiểm tra, tin agent báo về), trợ lý thấy các việc chưa xong, nên không bỏ sót việc giữa chừng.
- Muốn thêm việc thì nhờ thẳng trong chat, ví dụ "Thêm vô việc cần làm: gởi báo giá cho anh Minh trước thứ Sáu".
- Mỗi dự án có tối đa 50 việc chưa xong. Việc đã xong được ẩn, bấm Hiện việc đã xong để coi lại.
- Ứng dụng điện thoại chưa có bảng này.
Nhịp kiểm tra
Bật Nhịp kiểm tra thì trợ lý tự ghé dự án theo chu kỳ trong khung giờ bạn chọn: đọc Lời dặn, bảng Việc cần làm và những gì mới, rồi làm tiếp việc đang dở. Nhịp kiểm tra mặc định tắt ở mọi dự án.
Cách bật: mở trang dự án, ở thẻ Nhịp kiểm tra bật Tự kiểm tra dự án, chọn Mỗi 30 phút, 1 giờ, 2 giờ hoặc 4 giờ, chọn khung giờ Từ và Đến, rồi bấm Lưu. Mặc định là mỗi 1 giờ, từ 8 giờ tới trước 22 giờ, theo múi giờ của bạn; khung giờ không vắt qua nửa đêm. Lần ghé đầu tiên cách lúc bật ít nhất một chu kỳ. Cũng có thể nói với trợ lý trong một cuộc trò chuyện của dự án, ví dụ "Tự canh dự án này giùm, mỗi 2 tiếng". Thẻ hiện lần ghé gần nhất, lần kế tiếp và nút mở cuộc trò chuyện của nhịp kiểm tra.
Mỗi lần ghé:
- Trước khi gọi model, KaleraPA coi nhanh có gì mới từ lần trước: còn việc chưa xong, có việc tới hạn, agent báo về, việc trên máy chạy xong, lần hẹn quay lại đã chạy, có email mới chưa đọc (khi đã kết nối email), hoặc đây là lần ghé đầu tiên trong ngày. Không có gì mới thì lần đó bỏ qua luôn, không tốn lượt dùng.
- Có việc thì trợ lý làm luôn bằng công cụ, cập nhật bảng việc, và hẹn quay lại cho việc cần làm đúng giờ.
- Trợ lý chỉ lên tiếng khi có chuyện đáng báo. Không có gì cần báo thì lần ghé đó im lặng: không gởi thông báo, và thường không để lại tin nhắn nào. Có kết quả thì tin nhắn nằm trong cuộc trò chuyện Nhịp kiểm tra: tên dự án và bạn nhận thông báo.
- Việc dài làm chưa xong trong một lần ghé thì lần sau làm tiếp, dựa vô bảng Việc cần làm.
- Nhịp kiểm tra làm trên thư mục dự án với đúng những quyền của lịch tự động trong dự án, nên máy cần đang mở KaleraPA. Giống lịch lặp lại, nhịp kiểm tra tự tạm dừng khi bạn lâu không mở KaleraPA (coi bài "Lịch tự động"); bấm Lưu ở thẻ là chạy tiếp.
Giới hạn: mỗi tài khoản bật nhịp kiểm tra cho tối đa 3 dự án cùng lúc, mỗi dự án tối đa 32 lần ghé có gọi model mỗi ngày (lần bỏ qua vì không có gì mới thì không tính). Khung giờ dày quá giới hạn này thì chọn chu kỳ thưa hơn hoặc khung giờ ngắn hơn. Mỗi lần ghé có gọi model tính vô hạn mức dùng như một lần chạy lịch. Các mức trên là mặc định hiện tại và có thể được điều chỉnh về sau.