Kết nối email & tạo App Password Gmail

KaleraPA cho phép kết nối hộp thư của bạn để trợ lý có thể soạn và gửi email giúp bạn. Việc kết nối dùng giao thức SMTP (gửi) và IMAP (đọc). Với Gmail (và Outlook) đã bật xác minh 2 bước, bạn không dùng mật khẩu đăng nhập thường mà phải tạo một mật khẩu ứng dụng (App Password).

Bạn cần điền gì trong KaleraPA

Vào Cài đặt → Workspace → Email và điền:

Trường	Giá trị cho Gmail
Địa chỉ email	email của bạn (ví dụ [email protected])
Máy chủ SMTP	smtp.gmail.com
Cổng SMTP	587
Máy chủ IMAP	imap.gmail.com
Cổng IMAP	993
Tên đăng nhập	để trống (mặc định là email) hoặc nhập lại email
Mật khẩu	mật khẩu ứng dụng 16 ký tự (xem bên dưới), không phải mật khẩu Gmail thường

Mẹo: Gmail giới hạn khoảng 2.000 email/ngày cho mỗi tài khoản thường.

Cách tạo App Password cho Gmail

Từ tháng 5/2025, Google không còn cho ứng dụng bên thứ ba đăng nhập bằng mật khẩu thường. Bạn cần tạo mật khẩu ứng dụng:

1. Bật xác minh 2 bước trước. Mở myaccount.google.com/security → mục Xác minh 2 bước và bật. Đây là điều kiện bắt buộc.
2. Mở trang App passwords: vào myaccount.google.com/apppasswords (hoặc gõ "App passwords" vào ô tìm kiếm trong phần Bảo mật). Google có thể yêu cầu đăng nhập lại.
3. Nhập một tên dễ nhớ cho ứng dụng (ví dụ KaleraPA) rồi bấm Tạo.
4. Google hiện một mã 16 ký tự. Sao chép mã này (bỏ khoảng trắng) — đây chính là "Mật khẩu" bạn dán vào KaleraPA.
5. Bật IMAP trong Gmail để đọc thư: mở Gmail → Cài đặt → Xem tất cả cài đặt → Chuyển tiếp và POP/IMAP → Bật IMAP → Lưu.

Lưu ý:

• Tài khoản Google Workspace (email công ty): quản trị viên phải cho phép dùng mật khẩu ứng dụng.
• Nếu tài khoản bật Chương trình bảo vệ nâng cao (Advanced Protection) thì sẽ không có mục App passwords.
• Mỗi mật khẩu ứng dụng thường chỉ cần tạo một lần cho mỗi ứng dụng.

Lưu & kiểm tra kết nối

1. Dán đầy đủ thông tin vào form rồi bấm Lưu.
2. Bấm Kiểm tra kết nối để KaleraPA thử đăng nhập SMTP/IMAP thật.
3. Vì lý do bảo mật, thông tin đăng nhập được mã hóa và không thể xem lại hay chỉnh sửa sau khi lưu. Muốn đổi, hãy ngắt kết nối tài khoản rồi thêm lại.

Bạn có thể kết nối tối đa 5 hộp thư.

Các nhà cung cấp khác

• Outlook/Hotmail: SMTP smtp-mail.outlook.com cổng 587, IMAP outlook.office365.com cổng 993. Nếu đã bật xác minh 2 bước cũng cần tạo mật khẩu ứng dụng.
• Nhà cung cấp khác: tra "SMTP/IMAP settings" của họ và điền tương tự.

Khắc phục sự cố

• Đăng nhập thất bại: chắc chắn bạn dùng mật khẩu ứng dụng, không phải mật khẩu Gmail; và đã bật xác minh 2 bước.
• Đọc thư không được: kiểm tra đã bật IMAP trong Gmail.
• Tài khoản công ty bị chặn: nhờ quản trị viên Workspace cho phép mật khẩu ứng dụng.