Chính sách bảo mật

Tổng quan

Kalera PA (KaleraPA) là trợ lý AI chủ động dành cho lãnh đạo và doanh nghiệp, do Kalera AI ("Kalera", "chúng tôi") phát triển và vận hành, được cung cấp qua nền tảng web (pa.kalera.ai), ứng dụng di động (iOS, Android) và ứng dụng máy tính (desktop). Chính sách bảo mật này mô tả cách Kalera thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của Quý khách khi sử dụng dịch vụ.

Chính sách này áp dụng cho toàn bộ người dùng dịch vụ trên mọi nền tảng nêu trên. Kalera xử lý dữ liệu cá nhân theo pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân (PDPD).

Trong nhiều trường hợp, Quý khách sử dụng dịch vụ với tư cách người dùng thuộc một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Khi đó, tổ chức của Quý khách có thể là bên kiểm soát dữ liệu, còn Kalera hành động với vai trò bên xử lý dữ liệu theo Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu (DPA) đã ký kết. Chi tiết cam kết kỹ thuật về bảo mật được công bố tại trang Bảo mật (/security) và Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu (/legal/dpa).

Mọi câu hỏi liên quan đến chính sách này hoặc yêu cầu thực thi quyền đối với dữ liệu cá nhân, xin liên hệ [email protected].

Dữ liệu chúng tôi thu thập

Kalera thu thập các loại dữ liệu dưới đây nhằm cung cấp và vận hành dịch vụ. Phạm vi thu thập được giới hạn ở mức cần thiết cho các mục đích nêu tại phần Mục đích sử dụng dữ liệu.

• Tài khoản và hồ sơ: địa chỉ email, tên hiển thị, mật khẩu (được lưu ở dạng đã băm — Kalera không lưu mật khẩu ở dạng văn bản gốc) và thông tin thiết lập ban đầu (onboarding) gồm tên công ty, ngành nghề, quy mô, website, vai trò, múi giờ, giờ làm việc, ngôn ngữ và đoạn mô tả persona ("soul").
• Đăng nhập bằng bên thứ ba (SSO): khi Quý khách đăng nhập qua Google, Microsoft, Apple (trên di động) hoặc Facebook (trên web), Kalera nhận địa chỉ email, tên và mã truy cập (token OAuth) do nhà cung cấp danh tính cấp.
• Nội dung sử dụng: tin nhắn hội thoại, phản hồi do AI tạo ra, lịch sử trò chuyện, đoạn ghi âm giọng nói khi Quý khách sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói, tệp và hình ảnh đính kèm, cùng bộ nhớ tri thức người dùng (Munin).
• Tích hợp do người dùng tự kết nối: thông tin máy chủ email (SMTP/IMAP) được lưu ở dạng mã hóa, hoặc ủy quyền Gmail (OAuth); mã truy cập trang Facebook để đăng bài; lịch và nội dung đăng bài do Quý khách thiết lập.
• Nội dung tạo sinh: hình ảnh và video do AI tạo ra theo yêu cầu của Quý khách.
• Dữ liệu đo lường sử dụng: số token, chi phí và hạn mức sử dụng dịch vụ.
• Dữ liệu thiết bị và kỹ thuật: mã thông báo đẩy (push token), loại nền tảng, địa chỉ IP, nhật ký kỹ thuật (log) và nhật ký kiểm toán (audit log).
• Dữ liệu phân tích sản phẩm: dữ liệu về hành vi và hiệu năng sử dụng, thu thập thông qua công cụ phân tích PostHog.
• Dữ liệu thanh toán: khi Quý khách thanh toán trên nền tảng web, giao dịch được xử lý qua đối tác SePay (chuyển khoản ngân hàng hoặc cổng thanh toán). Kalera lưu thông tin về gói dịch vụ, hóa đơn và trạng thái giao dịch; Kalera không trực tiếp thu thập hoặc lưu trữ đầy đủ thông tin thẻ, tài khoản ngân hàng hay dữ liệu xác thực thanh toán nhạy cảm của Quý khách — các thông tin này do SePay xử lý. Trên ứng dụng iOS, gói Pro có thể được mua qua tính năng mua hàng trong ứng dụng (In-App Purchase) của Apple; giao dịch do App Store xử lý (thông qua nền tảng RevenueCat) và Kalera chỉ nhận trạng thái đăng ký tương ứng, không thu thập thông tin thẻ hay dữ liệu thanh toán nhạy cảm qua kênh này.

Mục đích sử dụng dữ liệu

Kalera sử dụng dữ liệu cá nhân cho các mục đích dưới đây, trên cơ sở thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, sự đồng ý của Quý khách và/hoặc lợi ích hợp pháp phù hợp quy định pháp luật:

• Cung cấp, duy trì và vận hành dịch vụ trợ lý AI, bao gồm xác thực tài khoản và bảo mật đăng nhập.
• Cá nhân hóa trải nghiệm theo hồ sơ onboarding và đoạn mô tả persona ("soul") của Quý khách.
• Xử lý nội dung hội thoại của Quý khách thông qua các mô hình AI để tạo phản hồi, hình ảnh, video và các kết quả khác theo yêu cầu.
• Thực hiện các tác vụ tích hợp do Quý khách chủ động kết nối, ví dụ gửi email qua máy chủ email của Quý khách hoặc đăng bài lên trang Facebook đã được ủy quyền.
• Đo lường mức sử dụng, tính toán chi phí và hạn mức, xử lý thanh toán và xuất hóa đơn.
• Gửi thông báo đẩy (push) và các thông báo vận hành liên quan đến dịch vụ.
• Bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống; phát hiện và ngăn chặn gian lận, lạm dụng; ghi nhận nhật ký kiểm toán.
• Cải thiện chất lượng và độ ổn định của sản phẩm thông qua phân tích tổng hợp — tuyệt đối không dùng để huấn luyện mô hình AI (xem phần Cam kết không huấn luyện AI).
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và đáp ứng yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cam kết không huấn luyện AI

Kalera không sử dụng dữ liệu khách hàng — bao gồm nội dung hội thoại, tệp đính kèm, bộ nhớ tri thức và nội dung tạo sinh — để huấn luyện hoặc tinh chỉnh (fine-tune) bất kỳ mô hình AI nào, dù là mô hình của Kalera hay của bên thứ ba.

Việc xử lý nội dung của Quý khách bởi các nhà cung cấp mô hình AI (Anthropic, Google) chỉ nhằm mục đích suy luận (inference) để tạo ra phản hồi tức thời phục vụ Quý khách. Kalera ràng buộc các nhà cung cấp này bằng điều khoản hợp đồng, theo đó dữ liệu của Quý khách không được sử dụng để huấn luyện hoặc cải thiện mô hình của họ. Trong quá trình vận hành, nhà cung cấp có thể lưu giữ dữ liệu trong thời gian giới hạn nhằm mục đích cung cấp dịch vụ hoặc phát hiện, ngăn chặn lạm dụng, nhưng không sử dụng cho mục đích huấn luyện.

Đây là cam kết có hiệu lực pháp lý, được ghi nhận trong Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu (DPA) tại /legal/dpa.

Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

Kalera không bán dữ liệu cá nhân của Quý khách. Kalera chỉ chia sẻ dữ liệu với các nhà cung cấp dịch vụ (bên xử lý dữ liệu, sub-processor) trong phạm vi cần thiết để vận hành dịch vụ, và yêu cầu các bên này tuân thủ nghĩa vụ bảo mật, bảo vệ dữ liệu tương đương thông qua hợp đồng.

Ngoài ra, Kalera có thể tiết lộ dữ liệu khi pháp luật yêu cầu hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, và khi cần thiết để bảo vệ quyền, tài sản, an toàn của Kalera, của người dùng hoặc của cộng đồng.

Các nhóm bên thứ ba mà Kalera sử dụng gồm:

• Nhà cung cấp mô hình AI (chỉ để suy luận, không để huấn luyện): Anthropic (Claude) và Google (Gemini/Vertex AI). Dữ liệu được gửi tới các nhà cung cấp này gồm nội dung tin nhắn, tệp và hình ảnh đính kèm, và đoạn ghi âm giọng nói (được Google Vertex AI chuyển thành văn bản khi Quý khách nhập bằng giọng nói).
• Hạ tầng điện toán đám mây: Google Cloud Platform (bao gồm Vertex AI và lưu trữ Google Cloud Storage) và dịch vụ mạng phân phối nội dung (CDN).
• Phân tích sản phẩm: PostHog.
• Gửi email: nhà cung cấp dịch vụ máy chủ email (SMTP).
• Thanh toán: SePay (thanh toán trên nền tảng web); RevenueCat và Apple (áp dụng cho mua hàng trong ứng dụng trên iOS).
• Thông báo đẩy: Expo, Apple Push Notification service (APNs) và Firebase Cloud Messaging (FCM).

Lưu trữ và bảo mật

Kalera áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Dữ liệu được mã hóa khi lưu trữ (at-rest) và khi truyền tải trên đường truyền (in-transit, qua giao thức TLS).

Hệ thống được thiết kế cô lập theo từng khách hàng và không gian làm việc, kiểm soát truy cập theo vai trò, và ghi nhận mọi hành động quan trọng vào nhật ký kiểm toán (audit log). Thông tin đăng nhập máy chủ email do Quý khách kết nối được lưu ở dạng mã hóa.

Dữ liệu và dịch vụ của Kalera vận hành trên hạ tầng Google Cloud Platform. Thông tin bổ sung về kiến trúc bảo mật được công bố tại trang Bảo mật (/security). Dù đã nỗ lực bảo vệ ở mức cao, không có phương thức truyền tải hay lưu trữ điện tử nào an toàn tuyệt đối; Kalera không thể cam kết an toàn tuyệt đối, nhưng liên tục rà soát và cải thiện các biện pháp bảo vệ.

Trong trường hợp xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, Kalera sẽ triển khai các biện pháp khắc phục và thực hiện thông báo cho người dùng cũng như cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Quý khách (chủ thể dữ liệu) có các quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình được liệt kê dưới đây.

Để thực hiện các quyền này, Quý khách vui lòng liên hệ [email protected]. Kalera sẽ tiếp nhận và phản hồi yêu cầu trong thời hạn theo quy định pháp luật (thông thường trong vòng 72 giờ đối với các yêu cầu áp dụng). Một số quyền có thể bị giới hạn trong phạm vi pháp luật cho phép hoặc để thực hiện nghĩa vụ hợp đồng. Quý khách cũng có quyền khiếu nại, tố cáo tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ Công an và các cơ quan chức năng liên quan) nếu cho rằng quyền của mình bị xâm phạm. Các quyền của Quý khách gồm:

• Quyền được biết về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Quyền đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân.
• Quyền truy cập để xem và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân.
• Quyền rút lại sự đồng ý đã cấp.
• Quyền xóa dữ liệu cá nhân.
• Quyền hạn chế xử lý dữ liệu.
• Quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình.
• Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

Thời gian lưu trữ

Kalera lưu trữ dữ liệu cá nhân trong thời gian tài khoản còn hoạt động và trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích nêu tại chính sách này.

Nội dung hội thoại, tệp đính kèm và bộ nhớ tri thức được lưu cho đến khi Quý khách xóa hoặc yêu cầu xóa. Khi tài khoản chấm dứt, Kalera sẽ xóa hoặc ẩn danh dữ liệu cá nhân trong một khoảng thời gian hợp lý (thông thường trong vòng 90 ngày), trừ phần dữ liệu phải lưu giữ lâu hơn theo nghĩa vụ pháp lý.

Một số loại dữ liệu được lưu lâu hơn theo yêu cầu của pháp luật hoặc vì mục đích chính đáng, ví dụ: chứng từ và hóa đơn thanh toán được lưu theo thời hạn quy định của pháp luật kế toán và thuế Việt Nam; nhật ký kiểm toán và nhật ký bảo mật được lưu trong thời hạn cần thiết phục vụ an ninh hệ thống và tuân thủ. Bản sao lưu (backup) được luân chuyển và xóa theo chu kỳ định kỳ.

Cookie và công cụ theo dõi

Trên nền tảng web, Kalera sử dụng cookie và các công nghệ tương tự cho các mục đích thiết yếu, ví dụ duy trì phiên đăng nhập (mã làm mới phiên được lưu trong cookie HttpOnly, Secure) và ghi nhớ tùy chọn của Quý khách.

Kalera sử dụng công cụ phân tích sản phẩm (PostHog) để hiểu cách dịch vụ được sử dụng và cải thiện trải nghiệm. Kalera không sử dụng cookie cho mục đích quảng cáo của bên thứ ba.

Trên ứng dụng di động, Kalera sử dụng định danh thiết bị và các bộ công cụ (SDK) tương ứng thay cho cookie để phục vụ những mục đích tương tự. Quý khách có thể kiểm soát cookie thông qua thiết lập trình duyệt; tuy nhiên, việc vô hiệu hóa một số cookie thiết yếu có thể ảnh hưởng đến khả năng sử dụng dịch vụ.

Trẻ vị thành niên

Kalera PA là sản phẩm dành cho doanh nghiệp và người dùng chuyên nghiệp, hướng đến người dùng từ đủ 18 tuổi trở lên. Dịch vụ không dành cho và không chủ đích thu thập dữ liệu cá nhân của người dưới 18 tuổi.

Nếu Kalera phát hiện đã vô tình thu thập dữ liệu cá nhân của người chưa đủ 18 tuổi mà không có cơ sở pháp lý phù hợp, Kalera sẽ xóa dữ liệu đó trong thời gian sớm nhất. Nếu Quý khách cho rằng một người chưa thành niên đã cung cấp dữ liệu cá nhân cho Kalera, vui lòng liên hệ [email protected] để chúng tôi xử lý.

Chuyển dữ liệu qua biên giới

Để cung cấp dịch vụ, dữ liệu của Quý khách có thể được xử lý và lưu trữ trên hạ tầng của các nhà cung cấp đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Hạ tầng điện toán vận hành trên Google Cloud Platform, trong đó một số tính năng — ví dụ tạo sinh video và suy luận của một số mô hình AI — có thể được xử lý tại các trung tâm dữ liệu ở Hoa Kỳ và các khu vực khác. Bên cạnh đó, việc xử lý nội dung bởi các nhà cung cấp mô hình AI (Anthropic, Google) có thể diễn ra tại Hoa Kỳ hoặc các quốc gia khác ngoài Việt Nam.

Điều này đồng nghĩa với việc dữ liệu cá nhân của Quý khách có thể được chuyển ra ngoài biên giới Việt Nam. Kalera thực hiện việc chuyển dữ liệu này theo quy định về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bao gồm việc lập và lưu Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài và thực hiện các nghĩa vụ liên quan với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Kalera áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp đối với dữ liệu được chuyển ra nước ngoài, gồm mã hóa khi lưu trữ và khi truyền tải, ràng buộc cam kết bảo mật và cam kết không huấn luyện AI thông qua hợp đồng với các nhà cung cấp.

Thay đổi chính sách

Kalera có thể cập nhật Chính sách bảo mật này theo thời gian nhằm phản ánh những thay đổi về dịch vụ, công nghệ hoặc quy định pháp luật.

Khi có thay đổi, Kalera sẽ đăng tải phiên bản cập nhật trên trang này và cập nhật mốc thời gian "Cập nhật lần cuối". Đối với các thay đổi quan trọng, Kalera sẽ thông báo cho Quý khách qua ứng dụng hoặc email trước khi thay đổi có hiệu lực.

Việc Quý khách tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi chính sách cập nhật có hiệu lực đồng nghĩa với việc chấp nhận nội dung đã được cập nhật. Mọi thắc mắc liên quan đến chính sách này, xin liên hệ [email protected].